Pembaruan Pengelolaan Dokumen Perusahaan

officelady22

Bukan rahasia lagi, bahwa ketentuan yang mewajibkan disimpannya dokumen perusahaan selama 30 (tiga puluh) tahun dan terbatasnya media penyimpanan dokumen yang hanya berbentuk catatan di atas kertas merupakan beban ekonomis dan administrative yang berat bagi dunia bisnis. Dilihat dari jangka waktu penyimpanan, lamanya penyimpanan dokumen akan mengakibatkan timbulnya biaya yang berlipat ganda. Pertama, dari segi ruang, penyimpanan tersebut pasti memerlukan ruang penyimpanan yang besar, yang eksrtemnya kadang-kadang menyingkirkan kebutuhan ruang untuk sumber daya manusia. Kedua, dari segi kekuatan bahan, penyimpanan dalam jangka waktu lama dokumen-dokumen kertas sudah pasti pula memerlukan ruang dengan penempatan dan perlakuan khusus untuk menjaganya dari kelembaban, dari bahaya banjir atau kebakaran, dari perbuatan-perbuatan tidak bertanggung jawab dan lain-lain.

Dilihat dari penyimpanannya, kewajiban mencatatatkan dokumen perusahaan yant terbatas pada media kertas akan menimbulkan anakronisme. Yakni dunia bisnis kita akan tertinggal jauh dari perkembangan jaman, dimana Negara-negara lain dan secara internasional telah begitu fenomenalnya transaksi-transaksi yang mempergunakan media non-kertas (paperlles transaction). Dan di sisi lain, yakni dari segi perkembangan hukum, bahwa apabila kita tetap berpegang teguh dengan anakkronisme seperti itu, wibawa hukum, terutama dalam aspek pembuktiannya akan merosot, karena hukum dalam hal ini bukan dijadikan sebagai alat mengatur agar sesuatu urusan atau masalah yang terjadi di masyarakat lebih gampang di urus atau di selesaikan. Di dunia bisnis, filosofi yang harus di tonjolkan seharusnya menjadikan bahwa hukum sebagai alat untuk merekayasa social (Law as a tool of social angineering), bukannya sebagai pembuat masalah baru (a new troble maker). Ini berarti segala perkembangan yang terjadi di masyarakat dimungkinkan atau diupayakan pengaturan secara pasti. Contoh kasus sering diungkapkan, bahwa dalam hal pengelolaan dokumen, perusahaan melakukan spekulasi tidak menyimpan dokumen perusahaan selama 30 Tahun seperti diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, dengan pemikiran praktis bahwa biaya penyimpanan dokumen selama itu akan lebih besar dibandingkan dengan biaya pembuktian di Pengadilan apabila terjadi sengketa yang bersangkutan dengan dokumen per-usahaan.

Berangkat dari keprihatinan seperti di sebutkan di muka, pemerintah Indonesia merasa perlu untuk melakukan pembaharuan dalam peraturan pengelola dokumen perusahaan, maka pada tanggal 24 maret 1997 di berlakukan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Undang-Undang tersebut secara singkat mempunyai tujuan, yakni dapat mencapai efisiensi dalam pengelolaan dokumen perusahaan, dan dapat memberikan kedudukan hukum segala dokumen perusahaan yang tersimpan dalam media selain kertas sebagai alat bukti yang sah.

Efisiensi Pengelolaan Dokumen Perusahaan

Pada pokoknya tujuan mencapai efisiensi yang diatur dalam Undang-Undang Dokumen Perusahaan terlihat dalam ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

*Jangka waktu simpan*

Pasal 11 Undang-undang Dokumen perusahaan menentukan bahwa catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Ketentuan ini merubah kewajiban penyimpanan dokumen perusahaan yang di atur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, yakni selama 30 (tiga puluh) tahun.

Menurut Undang-Undang Dokumen perusahaan pengertian dari catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegian usaha suatu perusahaan. Dan pengertian dari bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang dan modal. Sedangkan data pendukung administrasi keuangan merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk di gunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan, yang terdiri dari data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan misalnya rekening antara kantor, rekening harian atau rekening mingguan.

*Kemungkinan penyimpanan dokumen dalam media elektronik.*

Pasal 12 Undang-Undang Dokumen Perusahaan menentukan bahwa dokumen perusahaan dapat di alihkan ke dalam microfilm atau media lainnya. Pengertian microfilm adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil, sedangkan media lainnya adalah penyimpanan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat pengamanan yang dapat memjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau ditransformasikan, misalnya Compact Disk Read-Only Memory (CD-ROM), dan Write Once Read Many (WORM).

*Tanggung jawab pemimpin perusahaan lebih dikedepankan.*

Pasal 17 sampai dengan pasal 20 Undang-Undang Dokumen Perusahaan mempunyai kehendak lebih mengedepankan tanggung jawab pimpinan perusahaan dalam hal pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan dokumen perusahaan . Batasan terhadap ketentuan ini adalah bahwa apabila dokumen perusahaan tertentu mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional, maka dokumen tersebut wajib di serahkan kepada aesip Nasional Republik Indonesia.

Sebelumnya, khusus untuk Badan Usaha Milik Negara(BUMN) dan badan pemerintahan yang menjalankan kegiatan yang berkarakter sebagai usaha ekonomi, penentuan pemusnahan dan penentuan jadwal retensi dokumen ditentukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, sehingga tidak ada keleluasaan dalam menentukan pemusnahan dan penentuan jadwal retensi dokumen. Padahal pemeriksaan dan penelitian oleh Arsip Nasional ini membutuhkan waktu, yang konsekuensi akhirnya penambah beban bagi BUMN atau badan pemerintahan yang bersangkutan. Sekarang, melalui Pasal 30 Undang-Undang Dokumen Perusahaan, ketentuan tersebut tidak diberlakukan lagi, karena ditentukan dalam pasal tersebut bahwa semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan dokumen perusahaan dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan penyimpanan, pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan arsip yang bertentangan dengan Undang-Undang Dokumen Perusahaan dinyatakan tidak berlaku lagi.

Kedudukan Hukum Dokumen Perusahaan Non-Kertas

Untuk tujuan yang kedua, yakni dapat memberikan kedudukan hukum segala dokumen perusahaan yang tersimpan dalam media selain kertas sebagai alat bukti yang sah, terdapat batasan-batasan bahwa pemimpin perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap di simpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional. Sebagai contoh, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah aslinya, dalam hal ini dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu (masih mengandung hak dan/atau kewajiban yang masih harus dipenuhi oleh pihak yang berkepentingan).

Juga terdapat kewajiban bahwa setiap pengalihan dokumen dilegalisasi. Legalisasi di sini adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang di alihkan atau ditransformasikan ke dalam microfilm atau media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam microfilm atau media lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya. Apabila tidak dilakukan legalisasi, maka dokumen perusahaan hasil pengalihan tersebut secara hukum tidak dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah. Legalisasi ini pun harus dibuatkan berita acaranya dengan dilampiri daftar pertelaan atas dokumen perusahaan yang dialihkan.

Penutup

Undang-undang Dokumen Perusahaan ini memberikan beberapa keringanan dan kemudahan disbanding dengan peraturan perundangan lama yang mengatur hal yang sama. Namun untuk dapat dilaksanakan secara penuh dan efektif, kita harus menunggu Peraturan Pemerintah yang ditunjuk oleh Undang-undang Dokumen Perusahaan ini. Yakni mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasinya; serta tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan, karena hal-hal tersebutlah sebenarnya yang merupakan jantung pembaharuan terhadap pengelolaan dokumen perusahaan.

There are no comments on this post.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: